Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή έχει ένα φιλόδοξο σχέδιο για μείωση κατά 25% μέχρι το 2012 της γραφειοκρατίας που αντιμετωπίζουν μικρές και μεγάλες επιχειρήσεις. Στο πλαίσιο αυτού του σχεδίου, στις 28/01/2009 η Επιτροπή έβαλε σε εφαρμογή μία πρόταση για τη προώθηση της χρήσης της ηλεκτρονικής τιμολόγησης και αρχειοθέτησης εναρμονίζοντας και απλοποιώντας τους ευρωπαϊκούς κανονισμούς ΦΠΑ. Η πρότασή της βασίζεται κυρίως σε συστάσεις από την PricewaterhouseCoopers (PwC), στα αποτελέσματα μίας δημόσιας διαβούλευσης που διεξήχθη το 2008, καθώς και στις γνώμες των εθνικών φορολογικών αρχών.

Ως τμήμα μίας ανεξάρτητης μελέτης που διεξήχθη από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή, η PwC ασχολήθηκε με τις τέσσερις πιο σημαντικές κατηγορίες τιμολόγησης: την έκδοση τιμολογίων, τις λεπτομέρειες των τιμολογίων, την ηλεκτρονική τιμολόγηση και τα ηλεκτρονικά αρχεία. Επιπλέον, διεξήγαγε μία έρευνα σε 121 επιχειρηματίες σχετικά με τη χρήση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης και της ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης σε κάθε ένα από τα κράτη - μέλη. Τα αποτελέσματα παρουσιάζουν σημαντική αύξηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης σε σύγκριση με το 2005. Οι επιχειρήσεις έχουν τα πιο σημαντικά οφέλη, όπως η αποδοτικότητα και η εξοικονόμηση των δαπανών. Τα κυριότερα εμπόδια συνεχίζουν να είναι η συμβατότητα με τα συστήματα πληροφορικής του πελάτη και του παρόχου και η θέληση για κοινούς κανόνες σε όλη την Ευρώπη. Το αποτέλεσμα είναι οι επιχειρήσεις να μην έχουν σαφή εικόνα για τους κανόνες που εφαρμόζονται σε τοπικό επίπεδο.

Ενδιαφέρον παρουσιάζει μία σειρά αποτελεσμάτων:
1. Οι ηλεκτρονικές ανταλλαγές τιμολογίων υπό τους υπάρχοντες Ευρωπαϊκούς κανόνες είναι δυνατές με τη βοήθεια του EDI (Electronic Data Interchange) ή της χρήσης ηλεκτρονικής υπογραφής. Τα κράτη - μέλη της Ευρωπαϊκής Ένωσης μπορούν επίσης να επιτρέψουν άλλα μέσα επικοινωνίας εάν η αυθεντικότητα και η ακεραιότητα των τιμολογίων είναι εγγυημένες. Παρόλο που αυτή η τελευταία εναλλακτική λύση δεν έχει υιοθετηθεί ή αναπτυχθεί σε όλα τα κράτη - μέλη (π.χ. υπάρχει ανεπαρκές κανονιστικό πλαίσιο για να επιτραπεί κάτι τέτοιο στο Βέλγιο) φαίνεται ότι είναι πολύ σημαντική μέθοδος τιμολόγησης μεταξύ των επιχειρήσεων.

2. Πάνω από τις μισές από αυτές τις επιχειρήσεις που στέλνουν τα τιμολόγιά τους ηλεκτρονικά έχουν μία παράλληλη διαδικασία παραγωγής αντιγράφου, επειδή δεν είναι βέβαιοι ότι η ηλεκτρονική λύση είναι σύμφωνη με την τοπική νομοθεσία. Για τους προμηθευτές αυτό περιλαμβάνει ένα ρίσκο, καθώς ο ΦΠΑ ενδεχομένως να καταβληθεί εις διπλούν. Και ο παράγοντας εξοικονόμησης δεν επιτυγχάνεται ως αποτέλεσμα. Για τους πελάτες, επίσης, η δυνατότητα παρακράτησης του ΦΠΑ ενδεχομένως να τεθεί σε κίνδυνο. Τέλος, ο πελάτης μπορεί να είναι από κοινού υπεύθυνος για να καταβάλει το ΦΠΑ, το οποίο πρέπει να καταβληθεί, εάν ο προμηθευτής δεν το πράξει.

Η Ine Lejeune, συνεργάτης της PwC Belgium και Leader του τμήματος Global Indirect Taxes Network της PwC, η οποία είναι επικεφαλής της μελέτης, βλέπει μεγάλες δυνατότητες στην ηλεκτρονική τιμολόγηση. «Μία πλήρης μετάβαση στην ηλεκτρονική τιμολόγηση θα έφερνε έσοδα 18 δισ. ευρώ στις Ευρωπαϊκές επιχειρήσεις, ως συνέπεια της απλοποίησης των διαδικασιών. Αυτό σημαίνει κυρίως να απαλλαγούμε από τους κανόνες που κατά την άποψή μας δεν προσφέρουν μεγαλύτερη προστιθέμενη αξία για τις αρχές και οι οποίες δημιουργούν στις επιχειρήσεις σημαντικές δυσκολίες. Η αποδοχή των συστάσεών μας θα ήταν πολύ καλά νέα για τις επιχειρήσεις μας: η Ετήσια Παγκόσμια Έρευνα για τα Ανώτατα Διευθυντικά Στελέχη της PwC απεκάλυψε ότι το 55% των Ανώτατων Στελεχών ανησυχούν πολύ για την υπερρύθμιση, ιδιαίτερα εν όψει της επισφαλούς οικονομικής κατάστασης», συμπεραίνει η Lejeune.

Η PwC συνέταξε μία λίστα των δυσκολιών που οι επιχειρήσεις θεωρούν μεγαλύτερες όσον αφορά στους κανόνες ΦΠΑ σχετικά με την τιμολόγηση, καθώς και όσον αφορά στις ανάγκες των τοπικών αρχών ΦΠΑ, οι οποίες θέλουν να μπορούν να κάνουν αποδοτικό έλεγχο σχετικά με τη συμβατότητα της νομοθεσίας ΦΠΑ. Η PwC κάνει συστάσεις σχετικά με την εναρμόνιση και απλοποίηση της υπάρχουσας νομοθεσίας έτσι ώστε να ενθαρρύνει την πλήρη μετάβαση στην ηλεκτρονική τιμολόγηση.

Εναρμόνιση των ηλεκτρονικών και των έντυπων τιμολογίων
Σε αυτό το πλαίσιο η PwC προτείνει ότι οι ευκαιρίες τόσο για έκδοση ηλεκτρονικών όσο και έντυπων τιμολογίων πρέπει να είναι ίσες. Για παράδειγμα, οι επιχειρήσεις πρέπει να έχουν εκ των προτέρων συμφωνήσει να λαμβάνουν τιμολόγια ηλεκτρονικά. Η PwC προτείνει τη διαγραφή αυτής της προϋπόθεσης.

Η εναρμόνιση ηλεκτρονικών και έντυπων τιμολογίων απομακρύνει την ανάγκη για «παράλληλη έκδοση τιμολογίων», γεγονός που οδηγεί σε σημαντική περικοπή δαπανών. Για την αποστολή ηλεκτρονικών τιμολογίων η PwC προτείνει ότι πρέπει να διακόψουμε τις τρεις μεθόδους ηλεκτρονικής ανταλλαγής, αλλά να εγγυηθούμε την αυθεντικότητα και ακεραιότητα των τιμολογίων μέσω της καλής τεκμηρίωσης των διαδικασιών. Αυτό θα μπορούσε να βασιστεί είτε σε τεχνολογικές λύσεις είτε σε άλλους αποδεκτούς εσωτερικούς ελέγχους. Και τα δύο θα ήσαν δυνατά είτε χρησιμοποιώντας τις λύσεις τιμολόγησης της εταιρείας είτε χρησιμοποιώντας μία πλατφόρμα τιμολόγησης από τρίτους παρόχους.  Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή δεν υιοθέτησε αυτή τη λύση για την τεκμηρίωση των διαδικασιών έτσι ώστε να εγγυηθεί την αυστηρή ισότητα μεταξύ ηλεκτρονικών και έντυπων τιμολογίων, γεγονός που δεν απαιτεί τέτοια τεκμηρίωση.

Εάν τα παραπάνω μέτρα υλοποιηθούν βάσει των συστάσεων της PwC θα μπορούσαν να συμβάλουν σημαντικά στην απλοποίηση των διοικητικών στόχων που έχει θέσει η Ευρωπαϊκή Επιτροπή.

Η σύγχρονη νομοθεσία ΦΠΑ πρέπει να είναι σαφής
Στόχος η εναρμόνιση των τοπικών νόμων για τον ΦΠΑ. Σχετικά με τις διασυνοριακές συναλλαγές θα πρέπει να εφαρμόζεται η νομοθεσία ΦΠΑ στη χώρα στην οποία είναι εγκατεστημένος ο προμηθευτής και από την οποία πραγματοποιείται η προμήθεια. Αυτό απομακρύνει μεγάλο μέρος της αβεβαιότητας. Για έναν προμηθευτή έξω από την Ευρωπαϊκή Ένωση πρέπει να εφαρμόζεται η νομοθεσία της χώρας στην οποία είναι εγγεγραμμένος για ΦΠΑ.

Ηλεκτρονική αρχειοθέτηση στη χώρα επιλογής
Η PwC προτείνει επίσης να είναι οι επιχειρήσεις υπεύθυνες να κρατάνε τα αρχεία τιμολόγησής τους και άλλα σχετικά έγγραφα όπου θέλουν. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να είναι υπεύθυνες να κοινοποιούν οτιδήποτε σε έναν τρίτο πάροχο έτσι ώστε να επεξεργάζεται τα αρχεία στη χώρα της επιλογής τους. Παρ’ όλα αυτά, πρέπει να υπάρχει γρήγορη πρόσβαση στην τεκμηρίωση.

Περισσότερες προτάσεις…

• Μία πρόταση για εναρμόνιση της τελευταίας ημερομηνίας για την έκδοση ενός τιμολογίου. Η PwC προτείνει ότι τα αγαθά και οι υπηρεσίες που παρέχονται θα πρέπει να τιμολογηθούν μέχρι τις 15 του μηνός μετά την παροχή της υπηρεσίας ή την παραλαβή τους.
• Για τις προμήθειες σε ιδιώτες η PwC αποκαλύπτει ότι τα τιμολόγια δεν θα πρέπει να είναι υποχρεωτικά. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή δεν υιοθέτησε την πρόταση αυτή, αλλά πρότεινε ως εναλλακτική λύση την υιοθέτηση ενός απλοποιημένου εγγράφου (όπως η απαίτηση της πληρωμής), η οποία υπόκειται σε λιγότερη γραφειοκρατία και ως εκ τούτου συμβάλλει στην περικοπή των δαπανών.
• Ένα συνοπτικό τιμολόγιο που καλύπτει τις υπηρεσίες ή τα αγαθά που παρέχονται σε διάφορες ημερομηνίες πρέπει να υπόκειται στους ίδιους όρους όπως και ένα κανονικό τιμολόγιο ΦΠΑ. Αυτή τη στιγμή δεν πρόκειται για κάτι τέτοιο, γεγονός που καθιστά αναγκαία την ύπαρξη επιπρόσθετων συστημάτων. Η ομαδοποίηση πολλών υπηρεσιών που προσφέρονται σε ένα μήνα, για παράδειγμα, μειώνει τον αριθμό των τιμολογίων και ως εκ τούτου των δαπανών επεξεργασίας.
• Η PwC προτείνει την εναρμόνιση της χρονικής διάρκειας για την οποία πρέπει να τηρούνται τα αρχεία τιμολόγησης.

Έργο IDABC για ηλεκτρονική τιμολόγηση και ηλεκτρονική παραγγελία

Η PwC βοηθάει το πιλοτικό πρόγραμμα της Ευρωπαϊκής Επιτροπής στην υλοποίηση της
ηλεκτρονικής τιμολόγησης και στην ηλεκτρονική παραγγελία. Έχει δημιουργηθεί ένα πρωτότυπο και
σύντομα θα μπει σε δοκιμαστική φάση με έναν αριθμό προμηθευτών της Επιτροπής. Ο πιο σημαντικός
στόχος του συγκεκριμένου έργου είναι να συλλέξουμε εμπειρίες και να τις μοιραστούμε με τον υπόλοιπο
κόσμο έτσι ώστε να προωθήσουμε τη χρήση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Μεγαλύτερη προσοχή δίνεται
στην εκ νέου χρήση των προδιαγραφών και στην προτυποποίηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης.